EMPRENDEDORES

Todo lo que debes tener en cuenta para hacer tu Plan de Negocio

Una de las necesidades del emprendedor es realizar una planificación de cómo va a funcionar y evolucionar el negocio. Cómo se va a relacionar con los clientes y proveedores, cómo gestionar los fondos y qué hitos va a perseguir son algunas de las preguntas a las que debe responder y mejor si lo hace por escrito.

Sí, es cierto que el autónomo rara vez se encuentra en la obligación de hacer un Plan de Negocio, porque rara vez tiene que presentar su proyecto a un inversor o a un potencial socio. Pero también es cierto que no le viene mal realizarlo porque, como señala Cristóbal Álvarez, profesor de Marketing Online de ESIC, “tiende a ir a todo lo que brilla. Es decir, a asumir todo aquello que pueda implicar facturación, aunque eso signifique alejarse de su core business o de su especialidad”. Y esto, con no ser malo per se, puede ser peligroso si se prolonga en el tiempo. “Le conviene tener un plan para no improvisar y entender en qué fase de tu empresa está,” concluye. 

El Plan de Negocio del autónomo

Como comentábamos al principio, aunque es muy probable que el autónomo no tenga la necesidad de presentar su plan de negocio ante ningún foro inversor ni ante posibles partners o socios, sí es posible que pueda necesitarlo alguna vez para acudir a una entidad financiera. Y, en cualquier caso, nunca está de más hacer un ejercicio de reflexión sobre lo que somos, lo que hacemos, con qué contamos para hacerlo, a quién se lo queremos vender y dónde queremos estar en un futuro próximo (Lee: planes de negocio para empresas de todos los sectores). En el caso del autónomo, en principio, el Plan de Negocio constará de las mismas partes que el Plan de Negocio tradicional, aunque habrá apartados (como el de los Recursos Humanos, el Plan Operativo o la Forma Jurídica) que probablemente tendrán menos importancia. Veámoslo. 

Presentación de la empresa y resumen ejecutivo

Este apartado sólo es obligatorio redactarlo en el caso de que se vaya a presentar el plan de negocio a alguien externo de cara a resumirle en apenas un folio lo más esencial de nuestro negocio. Nuestro consejo, no obstante, es que lo hagas a modo de elevator pitch escrito. Te servirá para amarrar muy bien tu discurso cuando tengas que presentar tu propuesta a posibles clientes. No debe faltar nunca una pequeña explicación de quiénes somos, qué hacemos y por qué somos diferentes al resto del mercado. Conviene redactarlo en último lugar, una vez realizado todo el plan porque va a ser el resumen de los aspectos más esenciales.

Definición del proyecto

Marta Lobo, profesora de Experiencia de Cliente de EOI y CEO en C3X Customer habla de “concepción del negocio. Se trata de hablar de la idea, la viabilidad y las claves de nuestro proyecto. Es decir, consiste en responder a la pregunta ¿qué queremos hacer?” En este apartado deben incluirse: Presentación de nuestro servicio/producto: Qué oportunidad de negocio o necesidad insatisfecha hemos detectado, qué objetivos tienes, cuáles son las características de tus propuestas y cómo aportamos valor (recuerda analizar si eres capaz de ser más ágil, más rápido, más eficiente, más ecológico… En definitiva, de qué modo puedes ayudar a tus clientes de una manera más innovadora que el resto de la competencia). Es el momento, pues, de explicar la idea del negocio y su valor diferencial. 

Presentación del equipo humano: aquí normalmente se incluye quiénes son los socios y quién es el equipo que lo va a llevar a cabo. En nuestro caso, consistiría en hacer una breve biografía poniendo el énfasis en aquella parte de nuestro currículo que más apoye nuestra trayectoria como autónomo. Es un buen ejercicio de reflexión sobre nuestra carrera profesional para poner en valor lo que aportamos en nuestro sector. 

Plan de Marketing y Plan de Ventas

Junto con el Plan Económico-Financiero, éste es el punto crítico del Plan de Negocios del autónomo. Este apartado tiene que reflejar, por un lado, que de verdad has detectado una oportunidad de negocio que satisface una necesidad y, por otro lado, que la vas a poder comercializar. Para esto es importante cubrir las siguientes etapas:

Estudio de mercado. Identifica y estudia quién es tu público potencial, quién es tu competencia y quiénes tus proveedores. Se trata de hacer una radiografía lo más certera posible de tu sector de cara a identificar si estás bien posicionado en precios, si tienes realmente un valor diferencial, cómo y quiénes son tus rivales, dónde se encuentra tu potencial cliente, qué canales son los más adecuados, cuáles son los procesos de pago habituales… Normalmente el autónomo se deja llevar por el día a día y rara vez se toma un tiempo para estudiar cómo está su mercado y detectar dónde pueden estar las posibles amenazas y las posibles oportunidades. 

Realiza un DAFO en toda regla que te ayude a diseñar el mapa de nuestra área de actividad y actualízalo constantemente para no dejarte arrastrar por la corriente. En definitiva, impide que el día a día no te deje ver el horizonte ni los posibles nubarrones.

Validación del producto. Como reconoce Cristóbal Álvarez, “el autónomo debe poner especial hincapié en idear un producto y ser muy visible. Su ventaja es que es más personal, más ágil, más rápido y más flexible que una empresa tradicional. Pero es muy importante que no se enamore de su idea y que la valide con el mercado continuamente, aunque sea un negocio próspero. Muchas veces es suficiente con hacer búsquedas de tendencia en Google o en plataformas de financiación compartida donde puedes ver si están  saliendo ideas parecidas”.

Plan de marketing. El autónomo tiene que hacer especial hincapié en la captación de clientes. “Debe apoyarse mucho en el marketing online y trabajar mucho su marca personal”, señala Ignacio Santamartina, director del Máster de Emprendimiento e Innovación de EAE. En este apartado es muy importante, por un lado, estudiar cuáles son los canales más adecuados para llegar a tus clientes y, por otro, qué contenidos debes trabajar. En el primer aspecto, deberás observar y medir “cuáles son los canales que te traen mayor flujo de clientes sin incurrir en gastos elevados, qué tipo de publicidad es más interesante en función el cliente conseguido, cuál es la inversión en función el retorno y la recurrencia del cliente…”, recomienda Daniel Soriano, director del Centro de Emprendimiento e Innovación del IE. En el segundo aspecto, resulta fundamental apostar por el marketing relacional, especialmente para el autónomo, y la mejor manera de hacerlo es trabajándote muy bien los contenidos: “Una vez que ideamos el producto y el público, debe haber un contenido. El autónomo se equivoca mucho en hablar del “qué vendo”, se centra en la descripción y se olvida de explicar por qué me lo debes comprar a mí (soy más humano, más cercano, más capaz). Es el famoso propósito que debe justificar por qué es importante que me lo compres a mí y que contrates conmigo”, señala Jordi Vinaixa, profesor de Innovación y Estrategia de ESADE. En este sentido no está de más tener en cuenta la recomendación de Lobo: “en un mercado tan competitivo mira más allá de tu sector y competencia, para ver qué acciones de otros sectores pueden ser exitosos adaptándolos a tu empresa”.

Plan de ventas. Este apartado no puede cerrarse sin incluir un plan de ventas. Como recuerda Vinaixa, “esta previsión de ventas te va hacer sacar a la luz el resto de aptitudes, operaciones, necesidad de personas, necesidades financieras, necesidades de marketing que puedas tener”. Es decir, en función de tu plan de ventas vas a determinar tus necesidades técnicas y financieras futuras. 

Plan operativo y tecnológico

En el caso del autónomo hemos optado por fusionar dos apartados que en un plan de negocios genérico normalmente van separados: el Plan de Operaciones y el Plan de las Tecnologías de la Información. 

En este apartado se trata de analizar cuáles son las necesidades técnicas que vamos a requerir para desarrollar nuestra actividad o para elaborar nuestro producto. O como explica Lobo, “cuáles son los puntos críticos que intervienen en el proceso productivo y en sus eslabones, desde proveedores, procesos, logística y distribución, … Pregúntate si podrías fabricar otras “cosas”, si los procesos son eficientes…” 

Si bien es verdad que el autónomo no suele requerir de procesos industriales, también lo es que sí va a necesitar de mucho soporte tecnológico, licencias, software, hardware y, probablemente, local y vehículo, más, en su caso, almacén o similar. Y más en estos tiempos donde la apuesta clara debe ser hacia la digitalización. Como confirma Daniel Soriano, “el emprendedor es muy presencialista, muy face2face customer, y tiene que hacer el ejercicio de apostar por los canales digitales, con sistemas tipo CRM o similares, para establecer esta relación digital con sus clientes”. Es muy importante trabajar muy bien esto en el plan de negocio: qué programas vas a utilizar para gestionar esta relación con el cliente, cómo lo vas a gestionar, cómo vas a integrar la digitalización en tu día a día… 

Plan de Recursos Humanos

Aquí debes analizar cómo te vas a organizar a nivel humano para poder llevar adelante tu idea de negocio. En el caso del autónomo, a no ser que tengas previsto contratar a alguien éste no será uno de los apartados más importantes. No obstante, es muy posible que necesites colaboradores para llevar adelante algunas áreas de tu actividad o que precises subcontratar todas aquellas actividades que no formen parte de tu actividad principal. Como recuerda Lobo, “el no tener estructura en muchas de las ocasiones es una ventaja. Ya llevamos décadas enfocados en el outsourcing, habiéndose establecido la subcontratación como un formato eficaz de estructura, incorporando y gestionando esta figura mentalmente como si fueran empleados. Y son muchos los autónomos en búsqueda de alianzas con otros de su misma condición. Por tanto, relaciónate, busca y encuentra”. A nivel técnico, debes incluir todos los gastos sociales (SS, IRPF, seguro médico privado si lo tienes) y cualquier otra gestión que involucre gasto en personal. 

Plan económico-financiero

Junto con el Plan de Marketing y Comercial, es el otro apartado básico del Plan de Negocios del autónomo: debes reflejar cuáles son los ingresos previstos, cuáles son tus gastos y cómo vas a financiar todo tu proyecto. Como insiste Lobo, “debes ser capaz de llevar tu negocio a la rentabilidad, siempre conteniendo gastos y haciendo un posicionamiento de precios, que suponga que posibles avatares en el sector o en la economía, te permitan seguir manteniendo tu liquidez”. 

Para empezar, un consejo fundamental: haz el plan a muy corto plazo y vete ajustando a los plazos que puedes cubrir con tu capacidad financiera. “Si tienes liquidez para ocho meses, haz el plan a ese plazo para ver si cubres objetivos”, insiste Soriano. Álvarez reduce este plazo incluso a seis meses: “lo importante es que puedas centrarte en otras cosas durante el periodo de vigencia del plan”. Sea como sea, del análisis de este apartado deben derivarse dos conclusiones: la viabilidad y rentabilidad de la idea de negocio y la capacidad de liquidez. Veamos los apartados a incluir en este capítulo:

Cálculo de inversión. Aquí englobaremos todo lo que se puede integrar en el epígrafe de Activos que hace referencia al inmovilizado material (oficina, equipamiento, maquinaria, obras, vehículo…), inmovilizado inmaterial (patentes, licencias, leasing, software, aplicaciones) e inmovilizado financiero (en el caso de las pymes y los autónomos, apenas existe, como mucho puede ser la fianza que se haya pagado por un alquiler o similar).

Fuentes de financiación. ¿De dónde vas a obtener los fondos necesarios para tu proyecto? La primera fuente procede de los propios clientes. Ajusta bien los plazos de pago, que no se demoren más allá de 45 días, y, si tienes que adelantar algún tipo de inversión, “procura que los les clientes te avancen los pagos”, insiste Álvarez. Santamartina habla de sopesar posibles fuentes de financiación a terceros:“hay líneas específicas para los proyectos de autónomos, subvenciones, ayudas en la SS, exenciones, tarifa plana…”. Es importante asegurarte un colchón y que tienes siempre un fondo de maniobra. “Puedes analizar la posible idoneidad de pólizas de crédito, factoring, ver cómo financiar tus nuevos mercados, como estar presente en aquellos canales donde buscan tus potenciales clientes. Una captación de financiación insuficiente puede ser un problema ni no llegas a los plazos”. 

Estudio de costes y gastos. El autónomo tiende a no hacer bien los cálculos de sus gastos y costes asociados a su actividad. Hay que tener en cuenta los gastos de personal, tanto la seguridad social suya como de los posibles trabajadores externos y las nóminas, los gastos de oficina (seguros, alquiler, suministros…); los gastos de informática (software, hardware, servicios, dominios, web); coche (gasolina, mantenimiento, impuestos, seguros); colaboradores (gestorías, refuerzo en acciones…); colegio profesional; partida para imprevistos (abogados, informáticos. No está de más calcular un 5 o un 10% de gastos para imprevistos). Como insiste Soriano: “Vigila los flujos de liquidez y la gestión de caja para no quedarte sin fondo de maniobra. De manera que intenta mantener los gastos variables a raya, reduce al máximo los gastos fijos y trata de variabilizar costes para que una caída de ingresos no te descalabre todo”.

Cuenta de resultados. Sería la diferencia entre los ingresos por actividad (ventas y facturación) y los gastos para el periodo que hayamos establecido: seis u ocho meses o uno o dos años. No es recomendable llevarlo más allá porque en estos tiempos, el Plan de Negocio del autónomo debe ser algo muy vivo y flexible. Es la manera de calcular la rentabilidad de la empresa. 

Presupuesto de tesorería. Es la diferencia entre cobros y pagos. No es lo mismo la cuenta de resultados que la gestión de liquidez. La rentabilidad se mide por la posibilidad de generar beneficios (suele ser más a largo plazo) y la liquidez se mide por la capacidad de hacer frente a todos los pagos (es el día a día). En el caso del autónomo suelen coincidir o estar muy próximos la cuenta de resultados y el presupuesto de tesorería, pero es cierto que se pueden tener ingresos a futuro y tener problemas de liquidez. El objetivo de tu actividad profesional ha de ser la rentabilidad, pero sin olvidar la tesorería. 

Plan jurídico formal

Qué forma jurídica vas a adoptar, si necesitarás acogerte a algún tipo de legislación específica, qué requerimientos legales vas a tener, cómo vas a gestionar el tema de la protección de datos… Y qué gastos te va a suponer tener todo esto cubierto. 

Calendario y conclusiones

Por último, como recuerda Lobo, es importante que te marques un calendario con las acciones, el presupuesto y el timing de los respectivos hitos que te has marcado para el Plan, con la mentalidad clara de ser muy rigurosos en las fechas marcadas de cara a pivotar si fuese necesario. 

Ventajas de hacer un Plan de Negocio

Ayuda a fijar objetivos. “El autónomo tiende a ser muy disperso. Hay mucha gente que monta su negocio sin tener un conocimiento exhaustivo de a qué se va a dedicar”, recuerda Ignacio Santamartina. Y un plan de negocio ayuda a fijar objetivos. En palabras de Jordi Vinaixa, “el autónomo tiene la ventaja de la flexibilidad: es capaz de dar respuesta a todo lo que le sale y está cerca de lo suyo. Pero, precisamente, la planificación tiene que ver con pensar en lo que puede ser posible, en las nuevas necesidades que pueden surgir, en qué puedo ser útil y en darle respuesta. El aprendizaje de la planificación ya de por sí es muy enriquecedor, siempre y cuando parta de la base de que esa planificación debe ser flexible porque la realidad es muy cambiante” 

Ayuda a ser realista en las previsiones. “El problema de los autónomos es que construyen castillos en el aire y es bueno hacer una previsión negativa porque muchas veces el que creemos que va a ser un cliente no lo es y no llegan los ingresos previstos”, insiste Santamartina. Un autónomo con experiencia debe tener sus excel con sus gastos, sus costes, sus fondos disponibles, sus ingresos… Es la forma de saber cuáles son los ingresos mínimos que necesita para sobrevivir durante determinado tiempo, si precisará recurrir a fuentes extras de financiación, a colaboradores  externos, etc. 

Ayuda a fijar sus presupuestos/tarifas. El análisis de los costes y los gastos que implica nuestra actividad nos puede ayudar a algo tan básico como elaborar mejor nuestros presupuestos. Es fácil que al autónomo le ocurra lo que denuncia Santa- martina, “seguramente no hacen un escandallo correcto de cuánto tienen que facturar ellos porque no toman en consideración los gastos que implica una hora de trabajo (desplazamiento, ordenador, web, tiempo, dominio, coche)”. Hay que prorratear todos nuestros gastos para saber cuánto cuesta una hora de nuestro trabajo. 

Ayuda a marcarse hitos y etapas. El plan de negocio suele ser una radiografía de hacia dónde vamos y de dónde queremos estar en un plazo determinado  y eso nos ayudar a saber si, llegado ese momento, estamos donde habíamos previsto o debemos pivotar. Como insiste Daniel Soriano, “el autónomo tiende a ser muy cortoplacista y el plan de negocio permite planificar a más largo plazo. Es un instrumento que te va a ayudar a tomar las decisiones que vas a adoptar en el futuro”. 

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