Cómo conseguir el orden en el lugar de trabajo
Ideas para mantener la oficina, el ambiente de trabajo ordenado. Importante si tenemos claro que orden y productividad van de la mano.
No solo se trata de ordenar el espacio físico, sino también el espacio virtual. El portal Buenos Negocios nos acerca ideas bajo el título “Ordenar la oficina: los sí y los no del método Kondo”
Está probado que el desorden es enemigo de la productividad. Y si de poner orden se trata, todos parecen seguir hoy las reglas de Marie Kondo. Pero ¿es posible aplicar su método a espacios de trabajo?
Está claro que Marie Kondo volvió a poner el concepto de orden en agenda. Su serie en Netflix ha despertado varios adeptos y críticas al mismo tiempo. Pero ¿es válido su método para todo el mundo y cualquier espacio?
En lo personal y como organizadora, encuentro bastantes diferencias en comparación con lo que es mi trabajo diario: para empezar, estamos hablando de Kondo, con cultura oriental ordenando en casas de Estados Unidos, otra cultura bien diferente a la nuestra.
Veamos, entonces, los sí y los no:
Estoy de acuerdo con Kondo que, si queremos ordenar nuestra oficina o espacios de trabajo, tenemos que empezar por “sacar todo lo que no usamos”. En el 90 % de los casos, el problema del desorden se debe a que los espacios de guardado están colapsados. Más si hablamos de depósitos, salas de archivo, etc. Guardamos más cosas del lugar que disponemos, entonces nos es imposible mantener el orden. Suele ocurrir, también, que mientras el lugar colapsa, también lo hace el inventario y compramos cosas que tenemos (sucede en las oficinas como en las casas).
Culturalmente y según mi experiencia, somos de los que guardamos todo y no sacamos nada. Tal vez heredamos esta actitud de generaciones pasadas, en donde nuestros bisabuelos llegaron a la Argentina con un baúl y era con lo único que contaban. A partir de allí, empezamos a acumular y guardar. También puede ser la inestabilidad de la economía o la constante inflación lo que nos lleva a guardar todo “por las dudas”.
En lo que difiero es en el método que utiliza Kondo para llegar a esa etapa de sacar. Ella propone preguntarle a los objetos si nos irradian alegría o no, para decidir si algo debería salir o quedarse de una casa, por ejemplo. Ligar los objetos a las emociones ya es un problema. Las emociones fluctúan; no son siempre las mismas. Lo que hoy te de alegría, puede que mañana no. Además, puede ser que un día nos levantemos con ganas de tirar todo, lo hagamos y, a la semana siguiente, nos arrepintamos. ¿Y ahora qué hacemos? La verdadera pregunta atrás de la decisión de quedarnos o no con un objeto tiene que ver con su uso: ¿lo usamos o no lo usamos? Todo lo que no usamos en nuestra oficina debería salir para poder hacer lugar a lo que sí usamos.
Tres claves para ordenar la oficina
Ordenar no es solo sacar, sino también organizar y guardar de una manera prolija. En mi experiencia, quien necesita ayuda para ordenar también necesita el acompañamiento para lograrlo (así trabajo junto a mi equipo: acompañando al cliente).
Si de poner orden en un espacio de trabajo se trata (ya se un lugar en casa, un espacio de coworking o una oficina temporaria), te acerco algunos consejos prácticos:
1-Biblioratos, carpetas y muebles modulares son esenciales para lograr un buen sistema de archivo. Rotular y usar colores de guía para poder encontrar todo lo que necesitamos con facilidad.
2-Los escritorios deberían estar despejados, siguiendo el consejo de los minimalistas: “menos es más”. Un escritorio ordenado es una mente ordenada; necesitamos enfocarnos en el orden y en nuestras tareas de hoy para poder cumplir objetivos. Si nos encontramos rodeados de carpetas y papeles, va a resultarnos imposible. Debemos tener lo mínimo e indispensable: desde biromes hasta hojas, todo categorizado en nuestros cajones y, de ser necesario, en organizadores que nos ayudan a despejar el acumulamiento visual.
3-El orden de la computadora y de nuestro celular también es fundamental. Así como sacamos de nuestro hogar y oficina todo lo que no usamos, deberíamos sacar de nuestros dispositivos todo aquello que nos está ocupando nuestra “memoria” (aplicaciones que no usamos, fotos y videos pasados, archivos viejos).
Es importante aclarar que considero que hay tantas formas de ordenar como personas que se propongan hacerlo. Cada una encontrará su método y estilo. Lo más importante es que funcione para tu vida.
Fuente Buenos Negocios
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