Claves para transformarlas en encuentros altamente productivos
Antes de la pandemia, la mayoría de las reuniones eran presenciales. En los últimos tiempos esto se ha transformado. Las reuniones virtuales han tomado un lugar destacado, y seguramente competirán codo a codo con las presenciales una vez que podamos ir retornando a lo habitual de nuestros trabajos.
De la experiencia adquirida en los últimos tiempos, podemos dar estas recomendaciones para hacerlas más productivas:
Preparación: Cuando se convoque a una reunión virtual, es necesario prepararse y organizar los pensamientos. Es bueno tomar nota de las ideas a tratar y reunir toda la información importante que será utilizada.
Tener un objetivo claro: ¿qué quiero lograr?: Fundamental tener un objetivo para la reunión. Sin el objetivo cualquier resultado puede darse.
Temario (“orden del día): Se recomienda hacer circular el temario bastante tiempo antes, incluida la hora de comienzo y de finalización, con el objetivo de que los participantes puedan prepararse también.
Ante todo, el temario tiene que provocar el interés. ¿Por qué? Porque la gente que asiste interesada presta atención y se concentra. Por eso, el primer paso para lograr la atención y mantenerla es que los tópicos del orden del día sean importantes para los participantes.
Es conveniente hacer temarios cortos y puntuales. Sólo dos o tres temas. Es importante que se coloque después de cada tema, el tiempo que se le va a dedicar (20 minutos, media hora). Así si en una reunión se sobrepasa el tiempo establecido para un tema, los participantes pueden llamar la atención y requerir que se pase al tema siguiente.
Compromiso de los asistentes: Como resultado de la reunión se debe conseguir el compromiso individual de las personas para que cumplan con lo acordado. Para ello, se recomienda ir escribiendo las actividades de seguimiento y controlarlas después de la reunión para asegurarse que todos cumplan con lo prometido.
Respeto al horario: Comenzar y finalizar a horario todas las veces. Comenzar a una hora que sea significativa: 9.45 hs., en lugar de las 10.00 hs fomenta la puntualidad.
La recepción de los participantes necesita ser cordial: Es una tarea de quien preside la reunión recibir a la gente con una actitud amistosa y cordial. El aspecto humano tiene mucha importancia aunque estemos en un ambiente virtual.
Participantes: Restringir la cantidad de participantes: la productividad es inversamente proporcional a la cantidad de asistentes. No permitir que nadie se apodere de la reunión. Asegurarse de que todos contribuyan, en especial los más callados. ¡Es probable que quienes hablan menos piensen más y tengan las mejores ideas!
Cada participante debe entrar en la rueda de opinión y discusión: Esa es una tarea importante quien convoca, y no de quien está presentando un tema. Se debe permitir la participación de todos. Hay que observar como se desarrolla la discusión, asegurar la libertad para expresar una opinión contraria. Algo muy importante es impedir que los manipuladores interrumpan a alguien que está hablando. Es muy bueno invitar a los participantes a hacer preguntas. Esas preguntas no son un interrogatorio a quien presentó el tema, sino preguntas al grupo que hace la reunión. Si entre todos se puede responder a esas preguntas, lo más probable es que se consigan datos, informaciones, opciones alternativas y opiniones bien fundadas. Todo eso permite a la reunión encaminarse hacia la solución de un problema, o a la mejor visión de una dificultad.
Cierre: Todas las reuniones deben finalizarse con una pequeña evaluación de las mismas. La evaluación es lo que más le cuesta al grupo, pero gracias a ella se puede aprender de los aciertos y los errores. Es muy bueno que un participante lleve un acta (Minuta) de cada reunión. También es muy importante que los asistentes reciban una minuta de la reunión poco después de que la misma fue realizada.
Por Fernando Piñeiro
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