Tips para reuniones laborales híbridas
Una modalidad cada vez más común, con personas participando en forma presencial y otras virtuales. Aquí algunos tips.
En la mayoría de las empresas hoy se da un fenómeno nuevo en las reuniones laborales: los “encuentros híbridos” donde participan personas en forma presencial junto a quienes están a través de las pantallas.
Las especialistas de Harvard Business Review Sarah Gershman y Rae Ringel, en su artículo “How to nail a hybrid presentation”, comentan que estas presentaciones mixtas colocan a los participantes remotos en una grave desventaja. Una razón importante tiene que ver con la energía creada cuando estamos físicamente juntos — y la energía que falta cuando no estamos reunidos en forma presencial.
Ellas brindan una serie de recomendaciones para lograr que las mismas sean efectivas:
1-Concéntrese en lo positivo.
Concéntrese en el valor que cada persona puede aportar. Pregúntese cómo los participantes remotos y presenciales pueden beneficiarse en la reunión. Una mentalidad positiva le ayudará a hacer que cada persona sea esencial.
2-Requiere que las cámaras estén encendidas.
En las reuniones híbridas, es más importante que nunca que los participantes remotos enciendan sus cámaras para mostrar su plena presencia. También es fundamental que el presentador pueda interactuar visualmente con todo el público, no sólo con los que están en la sala. Considere pedir a los participantes presenciales que traigan sus notebooks y enciendan sus cámaras, manteniéndose en silencio cuando no hablen.
3-Haga contacto directo con los ojos.
Comience su presentación mirando directamente a la cámara. Esto envía a todo el grupo un mensaje de que las personas en remoto son críticas. Luego, a lo largo de la presentación, continúe cambiando entre mirar a las personas en la sala a devolver el foco a la cámara.
4-Muévete para incluir a todos.
Mientras se está hablando, es conveniente moverse hacia la gente de la sala y luego de nuevo hacia la cámara. Este movimiento de ida y vuelta comunica una mayor inclusividad y hace que los participantes tanto dentro como fuera de la sala se sientan más conectados entre sí.
5-Involucrar emocionalmente a participantes remotos.
Es fundamental que los participantes remotos se sientan escuchados y vistos. Saludarlos personalmente al comienzo de la sesión y seguir abordándolos y comprometiéndolos durante toda la presentación les dará tranquilidad y motivación.
6-Fomentar la colaboración híbrida.
Al dividir una presentación más grande en grupos más pequeños, la tentación es colocar a las personas presenciales y remotas en grupos separados. Esto refuerza la noción de que los dos son grupos separados. Pida a los participantes virtuales y presenciales que trabajen juntos.
7-Manténgalo corto.
Mantenga las presentaciones híbridas lo más breves y eficientes posible.
Por Fernando Piñeiro - Q-Management Consultores
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